Introducci贸n
Bienvenido a esta Gu铆a para empresas de la soluci贸n iAccesos. Dedica unos minutos a revisar la informaci贸n que te facilitamos en esta gu铆a para darte de alta y personalizar la soluci贸n para tu empresa.
Esta gu铆a se estructura en los siguientes apartados, siendo 煤nicamente necesarios para iniciar el uso de iAccesos, el alta de la empresa y de empleados. El resto de apartados permiten definir informaci贸n que iAccesos emplear谩 para generar los diferentes informes disponibles m谩s all谩 del estricto registro de entradas y salidas.
El alta de empresa es un paso imprescindible para poder continuar con los siguientes y permite registrar la empresa en iAccesos y establecer la primera sede laboral.
La personalizaci贸n de la sede laboral es opcional y permite definir la geolocalizaci贸n de 茅sta, as铆 como las IP鈥檚 empleadas, con el objeto de comparar esta informaci贸n con los registros de entradas y salidas de los empleados.
La definici贸n de horarios es, as铆 mismo, opcional. La definici贸n de estos permitir谩 generar informes de accesos fuera de horario y dedicaci贸n adicional de los trabajadores.
Al dar de alta la empresa y definir la Comunidad Aut贸noma, iAccesos aplica como calendario por defecto los festivos de dicha comunidad. La opci贸n calendario permite agregar los d铆as festivos locales.
El alta de empleados es, obviamente, necesaria para iniciar el uso de iAcceos. Podr谩 realizarse mediante el formulario de alta de empleado o importando un archivo Excel con los datos de 茅stos.
Si a lo largo del a帽o se aplican diferentes horarios, ya sea por parte de la empresa, sedes o empleados en concreto, las modalidades horarias y la gesti贸n de horarios permiten planificar en iAccesos los horarios que deben aplicarse de forma que el cambio de horarios se aplique de forma autom谩tica por parte de iAccesos en la fecha establecida.
1. Alta de empresa
Para dar de alta la empresa en iAccesos pulsa en la opci贸n Alta Gratuita situada en el men煤 superior derecho de la p谩gina principal.
Introduce los datos relativos a la empresa y pulsa en Enviar. Recibir谩s un correo electr贸nico para confirmar la cuenta de correo facilitada y crear tu clave de acceso.
Configuraci贸n inicial iAccesos
La personalizaci贸n inicial se realiza tras el registro de la empresa. Una vez habilitados el usuario y contrase帽a a trav茅s del enlace recibido mediante correo electr贸nico y el posterior inicio de sesi贸n en iAccesos.
Para acceder a la zona privada de iAccesos como supervisor pulsa en la opci贸n Zona Privada del men煤 superior derecho de la p谩gina principal e introduce tus datos de usuario.
2. Personalizaci贸n Sede Laboral
La personalizaci贸n de la sede laboral se realiza accediendo a Configuraci贸n > General del men煤 principal y pulsando en el bot贸n Editar situado en el extremo derecho del campo Sede.
Configuraci贸n Informe Jornada Laboral
La opci贸n 鈥淒escontar tiempo comida鈥 permite obviar la resta del tiempo de descanso definido en una franja horaria cuando consten dos registros de entrada y salida en el mismo d铆a. Esta opci贸n tiene sentido en aquellas empresas en que se define una 煤nica franja horaria, por ejemplo de 8:00 a 17:00 y se establece un tiempo de comida de 60 minutos. En este contexto los empleados crear谩n un registro de entrada y otro de salida al d铆a, descontando iAccesos los 60 minutos. Esta opci贸n permite configurar iAccesos para que en el caso de existir dos registros de entrada y salida en el mismo d铆a no se reste el tiempo de descanso, presuponiendo que entre ambos registros ya se ha realizado el tiempo de descanso.
Informaci贸n Geolocalizaci贸n de la sede
Permite identificar la distancia entre los registros realizados desde la app de iAccesos y la sede laboral. Para estimar la geolocalizaci贸n en base la direcci贸n de la sede pulsar en el icono de geolocalizaci贸n.
Informaci贸n IP鈥檚 de la sede
Permite identificar si los registros de entrada y salida realizados desde la p谩gina web de iAccesos se han realizado desde un ordenador de la sede.
Modalidades de registro
Permite definir las modalidades de registro que se admiten por defecto. Si se precisa definir diferentes autorizaciones por trabajador podr谩 asignarse un valor personalizado en la ficha del empleado.
Modificaci贸n de registros de entrada y salida por parte del empleado
Esta opci贸n permite que en casos excepcionales, errores, fallos del sistema, etc, el empleado pueda modificar desde su zona privada un registro de entrada y salida. A efectos reales el registro no se modifica, dado que la normativa establece que el registro de jornada no debe poder ser manipulado, el registro original se marca como modificado y se crea un registro manual. Las modificaciones quedan registradas en el sistema de datos a efectos de posteriores auditor铆as.
3. Personalizaci贸n de horarios
El criterio principal para definir los horarios en iAccesos reside en la exigencia de registrar el acceso y la salida 煤nicamente al inicio y final de la jornada o tambi茅n se requiere de los empleados que registren la entrada y la salida en la pausa para comer.
En el caso en que no se requiera a los trabajadores registrar la salida y entrada para la comida, podr谩 definirse una 煤nica franja horaria, por ejemplo de 8:00 a 17:00, indicando que se dispone de 60 minutos para comer.
Si se requiere que los empleados registren la salida y entrada a la hora de comer se definir谩n dos franjas horarias, en el ejemplo una de ma帽ana y otra de tarde. En este caso no se define la duraci贸n del tiempo de comida dado que 茅ste ya queda establecido por el tiempo que se establezca entre el fin de una franja horaria y el inicio de la segunda.
En el caso de que exista cierta flexibilidad en las horas de entrada y salida, por ejemplo cuando se permite que los empleados puedan entrar media hora o antes o despu茅s y compensarlo al mediod铆a o al salir, deber谩 aplicarse la siguiente configuraci贸n:
- Considerar las horas de entrada y salida como de referencia, indicando en el apartado Horas Jornada Laboral el n煤mero de horas que los empleados deben completar.
- Para crear una franja horaria pulsar en la opci贸n Nueva franja horaria para acceder al formulario de creaci贸n y mantenimiento de franjas horarias.
D铆as de la semana
Indicar los d铆as de la semana para los que aplica la franja horaria, en la mayor铆a de los casos ser谩 lunes a viernes si en todos los d铆as aplica la misma hora de entrada y salida.
Nombre descriptivo franja horaria
Si se requiere definir dos franjas horarias pueden describirse, por ejemplo, como ma帽ana y tarde. Posteriormente se asignar谩n ambas franjas horarias a los empleados.
Franja Horaria
Indicar la hora de entrada y salida definida para esta franja horaria. En el caso de que se aplique una 煤nica franja horaria, es decir, no se requiere a los empleados registrar la entrada y salida en la pausa para comer. Deber谩 indicarse el tiempo disponible a efectos de restar 茅ste, en el c谩lculo de horas trabajadas cada d铆a.
En el caso de marcar la opci贸n Horario por defecto, la franja horaria se asignar谩 a los empleados que se den de alta en iAccesos posteriormente.
En aquellos casos en que se aplique flexibilidad en los horarios de entrada y salida, definir en Horas Jornada Laboral las horas que los empleados deben cumplir dentro del umbral definido por las horas de entrada y salida.
Asignaci贸n de franjas horarias a trabajadores
Las franjas horarias definidas con la opci贸n 鈥減or defecto鈥 se aplicar谩n a los trabajadores que posteriormente se den de alta. Si existen diferentes horarios la asignaci贸n deber谩 realizarse posteriormente en el momento de importar los trabajadores o desde la vista de empleados. En la imagen de ejemplo se muestran cuatro trabajadores, dos con la franja horaria definida como flexible y dos con las franjas horarias de ma帽ana y tarde.
Para asignar una franja horaria a un trabajador debe seleccionarse la casilla del trabajador situada a la derecha de su registro y en la lista Asignar Horario indicar la franja horaria que se desea aplicar al trabjador seleccionado.
4. Edici贸n calendarios
La creaci贸n y edici贸n de calendarios se realiza desde la opci贸n Configuraci贸n > Calendarios del men煤 principal.
Adici贸n Fiestas Locales
Para agregar un festivo local al calendario pulsar sobre la fecha y en el formulario de creaci贸n introducir un nombre descriptivo.
5. Alta empleados
El alta y mantenimiento de empleados puede realizarse desde el apartado Configuraci贸n > General del men煤 Principal. Eligiendo las opciones Alta Empleado o Importar Empleados disponibles en el bot贸n Opciones del extremo superior derecho.
Los empleados registrados para la sede laboral seleccionada se mostrar谩n en la parte inferior de la vista de Configuraci贸n > General.
Alta de empleado
Si la empresa tiene muy pocos empleados o se requiere dar de alta un nuevo empleado en iAccesos, puede emplearse la opci贸n de alta de empleado rellenando los campos del formulario. Los campos con asterisco son obligatorios.
Importaci贸n de empleado
Esta opci贸n permite importar un fichero Excel con los datos de los empleados. Los campos del fichero Excel deben ser, por este orden; Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, NIF, e.mail y N潞 de M贸vil. Las columnas Segundo Apellido y N潞 de m贸vil pueden dejarse en blanco. El proceso de importaci贸n asume que la primera fila del Excel es el nombre de las columnas.
Asignaci贸n Franjas Horarias
Tanto en la opci贸n de Alta Empleado como en la Importaci贸n con fichero Excel se ofrece la opci贸n de marcar las franjas horarias que deben asignarse a los trabajadores creados. Si no se marca franja(s) horaria(s) iAccesos asignar谩 las franjas horarias definidas por defecto. Posteriormente podr谩n cambiarse las asignaciones desde la propia vista de empleados, seleccionando un empleado y la franja horaria en el bot贸n Asignar Horario.
6. Planificaci贸n anual de horarios
Las Modalidades Horarias permiten agrupar varias franjas horarias para simplificar su gesti贸n a efectos de planificaci贸n. En el apartado Modalidades Horarias pueden crearse 茅stas aplicando un color identificativo. Si para los trabajadores s贸lo aplica una franja horaria, no se precisa definir modalidades horarias dado que la planificaci贸n anual puede realizarse directamente en base a las franjas establecidas.
En el apartado Franjas Horarias puede establecerse en cada franja horaria en que modalidad desea agruparse.
En el apartado Gesti贸n de Horarios, puede seleccionarse un empleado, grupo de empleados o sede y definir la fecha a partir de la cual debe aplicarse una modalidad horaria a la citada selecci贸n de empleados. La planificaci贸n tambi茅n puede realizarse en base a las franjas horarias.
La modalidad horaria, o franja horaria, aplicada resultar谩 vigente hasta la fecha en que se defina o planifique otro cambio en el calendario de Gesti贸n de Horarios.
IMPORTANTE. Debe revisarse que todas las franjas horarias que corresponden a un empleado le sean asignadas indistintamente de la modalidad activa que corresponda aplicarle por la gesti贸n de horarios definida a lo largo del a帽o.